Na posiedzeniu, które odbyło się 29 listopada 2011 Forum Wysokiego Szczebla do spraw Poprawy Funkcjonowania Łańcucha Dostaw Żywności przyjęło zestaw zasad dobrej praktyki w relacjach wertykalnych w łańcuchu dostaw żywności, który został przedstawiony przez grupę organizacji stron zainteresowanych reprezentujących wszystkie ogniwa łańcucha. Komisja Europejska następnie przyznała tym organizacjom mandat do przedstawienia ram wdrażania i egzekwowania tych zasad do końca czerwca 2012 r.

 

 

 

Grupa wielu stron zainteresowanych natychmiast rozpoczęła dyskusje, których owocem jest ten oto dokument.  Zawiera on ogólny zarys ram wdrażania i egzekwowania tych zasad oraz konkretne narzędzia operacyjne. Identyfikują one zadania, które muszą zostać zrealizowane; podmioty odpowiedzialne za ich wykonanie oraz harmonogram prac. Zawiera on opis sposobu zarządzania, w tym monitoringu i oceny; wskaźniki skuteczności działania; krótką ocenę jego związku z obowiązującymi krajowymi zasadami i regulacjami, systemami dobrowolnymi oraz jego wpływem na stosunki transgraniczne; zarys finansowania; a także ocenę poziomu wypełnienia kryteriów przedłożonych przez Komisarza Barnier na Forum Wysokiego Szczebla.

Sygnatariusze uważają, że dokument ten, wypracowany w wyniku długich i żmudnych negocjacji, stanowi kompromis między różnymi interesami. Ramy te obejmują podmioty w całym łańcuchu dostaw żywności. Oczekuje się, że  zaproponowane poniżej ramy pomogą w osiągnięciu celu, jakim są uczciwe relacje handlowe na rynku, co doprowadzi do poprawy funkcjonowania łańcucha wartości, dostarczającego w sposób zrównoważony wyższej wartości w obrębie całego łańcucha dostaw, w tym konsumentom. 

Celem tych ram jest uzupełnienie unijnych i krajowych zasad i regulacji oraz systemów dobrowolnych, a nie ich zastąpienie. 

Cechy ogólne

Zarys

Ramy te zawierają system rejestracji, poprzez który podmioty gospodarcze, w tym MŚP , mogą się dobrowolnie zobowiązać do wdrożenia zasad i przyjęcia różnych opcji rozwiązywania sporów.

Są to ramy dobrowolne, dlatego ich sukces zależy od tego, czy masa krytyczna przedsiębiorstw w obrębie całego łańcucha dostaw żywności i we wszystkich ogniwach będzie gotowa na ich zastosowanie. Przedsiębiorstwa te zobowiązują się do przestrzegania zasad dobrej praktyki w relacjach wertykalnych w łańcuchu dostaw żywności, które będą stanowić podstawę ich operacji handlowych.  

Po rejestracji podmioty będą musiały stosować obowiązkowe elementy ujęte w ramach. Ramami zarządza wiele stron zainteresowanych. Zawierają one wskaźniki skuteczności działania oraz podlegają nadzorowi publicznemu.

Przed otwarciem rejestracji należy przygotować techniczne aspekty projektu. Grupa wielu stron zainteresowanych opracuje narzędzie internetowe oraz inne narzędzia informacyjne i komunikacyjne, które będą udzielać informacji koniecznych do rejestracji oraz zadbają o reklamę, w celu zwiększenia świadomości przedsiębiorstw, przedstawicieli organizacji oraz opinii publicznej na temat tych ram.

Po utworzeniu tego narzędzia, rejestracja zostanie otwarta. Przedsiębiorstwa zainteresowane rejestracją, będą musiały spełnić szereg wymagań zanim nabędą prawo do rejestracji.  Po rejestracji, przedsiębiorstwa będą zobowiązane do przestrzegania procedur opisanych w tym dokumencie, dotyczących wdrażania i egzekwowania zasad. Procedury te są opisane w rozdziale dotyczącym ram operacyjnych. Zostaną one uzupełnione o wytyczne wdrażania, które zostaną opracowane przez sygnatariuszy tego dokumentu we właściwym czasie.  W czasie fazy "tworzenia" będzie obowiązywał okres przejściowy, co pozwoli przedsiębiorstwom na zarejestrowanie się bez spełnienia od razu wszystkich wymagań, co zachęci pierwszych uczestników do przyjęcia ram.

Zakres geograficzny

Ramy te obejmują wszystkie państwa członkowskie UE.  
Zarejestrowane przedsiębiorstwa są zobowiązane do wdrożenia tych zasad we wszystkich filiach organizacji, niezależnie od tego skąd pochodzą ich kontrahenci, pod warunkiem, że zobowiązania umowne mają być wykonane na terenie UE.   Małe i średnie przedsiębiorstwa mające siedzibę poza UE, mogą uciec się do opcji rozwiązywania sporów ujętych w tych ramach w swoich relacjach z zarejestrowanymi kontrahentami, pod warunkiem, ze zobowiązania umowne mają być wykonane na terenie UE.

Zakres produktu

Ramy te dotyczą jedynie żywności (świeżej i przetworzonej) oraz napojów. Zachęca się jednak firmy należące do łańcucha żywnościowego i napojów do stosowania tych zasad we wszystkich filiach organizacji, niezależnie od rodzaju produktu jakim się zajmują, jeśli występujące warunki są podobne (np. podobna kompozycja łańcucha, podobne grupy produktów, podobna polityka zamówień). Ramy te nie obejmują usług świadczonych w łańcuchu żywnościowym, które pełnią jedynie rolę instrumentalną (np. logistyka, pakowanie). 

Ramy operacyjne i harmonogram prac

Ramy operacyjne zostały podzielone na cztery filary, przez wzgląd na ich przejrzystość. Nie muszą one koniecznie następować po sobie, a podane daty są orientacyjne.

Filar I: Stworzenie systemu rejestracji oraz podnoszenie świadomości

W celu zapewnienia bezproblemowej rejestracji należy wykonać szereg zadań przed samą rejestracją. W tym czasie należy już rozpocząć tworzenie świadomości, aby jak najwięcej przedsiębiorstw zarejestrowało się jak najszybciej.

Tłumaczenia

Sygnatariusze uznali, że należy przetłumaczyć zasady dobrej praktyki na wszystkie oficjalne języki UE. Oficjalna wersja referencyjna to wersja w j. angielskim, która została przedstawiona na posiedzeniu Forum Wysokiego Szczebla 29 listopada 2011. W celu zapewnienia odpowiedniej interpretacji zasad, tylko jedno tłumaczenie na dany język zostanie oficjalnie przyjęte. Pozostałe dokumenty, które trzeba będzie przetłumaczyć na wszystkie języki UE to m. in. aktualne ramy wdrażania i egzekwowania, strona internetowa oraz narzędzia do składania sprawozdań.

Tłumaczenia powinny zostać wykonane przez Komisję Europejską najpóźniej do 1KW 2013. Dobrze byłoby zweryfikować treść tłumaczeń, biorąc pod uwagę ich adekwatność rynkową, czym mogą się zająć federacje krajowe do końca 1KW 2013 r. Przed przetłumaczeniem tekstu, Komisja Europejska ma czas na wyrażenie swojej opinii na temat treści zasad oraz przykładów. Następnie ogłosi ona, że po wprowadzeniu ewentualnych poprawek, ramy wdrażania i zarządzania nie naruszają prawa konkurencji UE.

Strona internetowa

Przed umożliwieniem rejestracji należy stworzyć stronę internetową dostępną w całej UE, zawierającą informacje niezbędne do rejestracji oraz odpowiednie rozwiązania techniczne. Hostem strony, która powinna zostać utworzona do 3KW 2013 r., powinna być Komisja Europejska.

Sygnatariusze przygotują treści do umieszczenia na stronie internetowej.  Strona będzie przynajmniej zawierać zasady; ramy wdrażania i egzekwowania; listę zarejestrowanych podmiotów gospodarczych; korzyści wynikające z rejestracji; procedury wymagane przy rejestracji i do skutecznego udziału w programie (w tym szkolenia i zgodność) oraz procedurę rejestracyjną; często zadawane pytania; oraz wskaźniki skuteczności działania.  Prace te muszą zostać zakończone do 2KW 2013.

Zadania związane z zarządzaniem stroną internetową zostaną podzielone między Komisję Europejską (aktualizacja listy zarejestrowanych podmiotów), analityków internetowych oraz grupę zarządzającą, która zajmie się aktualizacją treści. Zadania te należy wykonywać regularnie, w ramach ciągłego procesu.

 Zachęca się do stworzenia innych stron internetowych (np. na szczeblu krajowym) odzwierciedlających stronę unijną lub połączonych z nią. Może to leżeć w gestii federacji krajowych i/ lub władz publicznych.

Budowanie świadomości

Sygnatariusze zobowiązują się do promowania stosowania ram przez członków ich organizacji oraz do mierzenia poziomu ich stosowania za pomocą wskaźników wydajności.

W celu podniesienia świadomości na temat zaproponowanych ram, sygnatariusze opracują listę korzyści dla przedsiębiorstw wynikających z rejestracji (np. lepsza reputacja przedsiębiorstwa, wykorzystanie procesów rozwiązywania sporów do skutecznego szukania rozwiązań) do końca 2KW 2013 r. Lista ta zostanie następnie umieszczona na stronie internetowej.

Ponadto, sygnatariusze rozważą możliwość stworzenia innych narzędzi zwiększających świadomość do końca 2KW 2013 r.  Grupa wielu stron zainteresowanych rozważy możliwość stworzenia narzędzi oceniających poziom wiedzy na temat zasad dobrej praktyki.

Zachęca się federacje krajowe i władze publiczne do opracowania, popierania i wdrożenia narzędzi zwiększających świadomość, opartych na wspólnych instrumentach utworzonych na szczeblu UE. Aby inicjatywa nabrała rozpędu i zyskała na widoczności, po publikacji strony internetowej, gdy rejestracja będzie już możliwa, zorganizuje się unijną imprezę promującą. Wydarzenie to zostanie zorganizowane wspólnie przez Komisję Europejską i sygnatariuszy do 2KW 2013 r.

Jak tylko ramy zostaną uzgodnione, będzie się zachęcać firmy do przygotowania się do rejestracji (np. poprzez uzyskanie wsparcia kadry kierowniczej) w celu zapewnienia jak największej liczby rejestracji po publikacji strony internetowej. Po stworzeniu ram, wszystkie zaangażowane podmioty będą zachęcać państwa członkowskie i sektory do dzielenia się najlepszymi praktykami (np. na stronie internetowej lub przy okazji organizacji imprez).

Filar II: rejestracja i wdrażanie zasad przez zaangażowane przedsiębiorstwa

Dobrowolna rejestracja przedsiębiorstw na stronie będzie możliwa od 3KW 2013. Sygnatariusze zachęcają podmioty gospodarcze do rejestracji, aby mogły one w pełni skorzystać z przepisów zawartych w tych ramach. Przed rejestracją przedsiębiorstwa będą musiały przeprowadzić samoocenę, rewidując ich wewnętrzne procedury, w celu zapewnienia zgodności z zasadami (w tym szkoleń, możliwości uczestnictwa w opcjach rozwiązywania sporów, komunikacji, wyznaczenia osoby kontaktowej dla rozwiązywania sporów wewnętrznych).  W momencie rejestracji przedsiębiorstwa będą musiały potwierdzić przeprowadzenie samooceny oraz podjęcie działań koniecznych do dostosowania się do zasad i procedur wdrażania i egzekwowania, w tym ich zgodę na zastosowanie opcji rozwiązywania sporów zgodnie z zasadami zawartymi w ramach.

Procedura rejestracji (i jeśli to konieczne rezygnacji) musi zostać przeprowadzona przez kadrę zarządzającą, która dysponuje władzą umożliwiającą podejmowanie decyzji w imieniu całego przedsiębiorstwa w UE, w tym jednostek zależnych, zgodnie ze  strukturą organizacyjną każdego przedsiębiorstwa (np. więcej niż jeden dyrektor musi podpisać rejestrację, jeśli żaden z dyrektorów nie dysponuje odpowiednią władzą lub gdy trzeba zarejestrować jednostki zależne przedsiębiorstwa).  Każde zarejestrowane przedsiębiorstwo wyznaczy osobę kontaktową ds. procesów, która będzie odpowiedzialna za działania kontrolne, jak np. monitoring itd. Nazwiska i tytuły kadry kierowniczej, która przeprowadziła rejestrację oraz osób kontaktowych ds. procesów zostaną opublikowane na stronie internetowej.  

Przedsiębiorstwa uczestniczące w programie będą zobowiązane do opracowania i/ lub dostosowania szkoleń w celu zapewnienia zgodności z zasadami dobrej praktyki.  Zachęca się federacje krajowe do opracowania narzędzi szkoleniowych (np. e-szkolenia i seminaria) na temat sposobów zwiększania świadomości na temat zasad i procedur ram w przypadku podpisywania umów z zarejestrowanym przedsiębiorstwem.   

 
Zaangażowane przedsiębiorstwa będą musiały przygotować procedurę rozwiązywania sporów, omówioną w filarze III, oraz wyznaczyć osobę kontaktową ds. rozwiązywania sporów w momencie rejestracji.

Wyznaczona osoba kontaktowa ds. rozwiązywania sporów nie może uczestniczyć w negocjacjach handlowych i jest odpowiedzialna za kwestie związane z rozwiązywaniem sporów. Osoba kontaktowa ds. procesów, o której mowa wyżej, nie musi być osobą kontaktową ds. rozwiązywania sporów.

Zarejestrowane przedsiębiorstwa muszą poinformować swoich partnerów o swoim zaangażowaniu w ramy.  Przedsiębiorstwa mogą same zadecydować o sposobie przekazania tych informacji (np. poprzez wzmiankę w umowach, informację na piśmie znajdującą się w salach, w których przeprowadza się negocjacje).

Zachęca się zarejestrowane przedsiębiorstwa do udostępnienia informacji publicznej na temat uczestnictwa w programie i wdrażania zasad (np. na stronie internetowej przedsiębiorstwa, w publikacjach itd.).

Filar III: rozstrzyganie sporów i znajdowanie rozwiązań

Złamanie zasad dobrej praktyki
Następujące zasady obowiązują w przypadku sporu dotyczącego rzekomego złamania zasad dobrej praktyki. Zarejestrowane przedsiębiorstwa muszą zrewidować, a jeśli to konieczne, zmodyfikować treść umów, tak aby były one zgodne z aktualnie obowiązującymi ramami.

Spory indywidualne

Przedsiębiorstwa mogą zastosować następujące opcje rozwiązywania sporów:

• Droga hierarchii: składający zażalenie może zdecydować się na zgłoszenie sprawy na wyższym poziomie w hierarchii przedsiębiorstwa, które rzekomo złamało zasady.
• Opcje umowy: składający zażalenie może uciec się do dowolnego mechanizmu rozwiązywania sporów przewidzianego w warunkach umowy. 
• Wewnętrzny proces rozwiązywania sporów: składający zażalenie może uciec się do wewnętrznego organu rozwiązującego spory w przedsiębiorstwie, które rzekomo złamało zasady. Zarejestrowane przedsiębiorstwa muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę rozwiązywania sporów. Wewnętrzna procedura rozwiązywania sporów musi być niezależna  od negocjacji handlowych, bezstronna i szybka. Musi zostać ona opracowana w sposób, który zapewni składającego skargę, że nie będzie on przedmiotem odwetu handlowego.  
• Mediacja lub arbitraż: strony mogą zdecydować się na włączenie niezależnej osoby trzeciej do rozwiązania sporu poprzez zastosowanie nieobowiązującego rozwiązania (mediacja) lub obowiązującej decyzji (arbitraż). Zastosowanie tych opcji wymaga zgody obydwu stron. Podział kosztów ustala się na podstawie obowiązujących przepisów. Proces arbitrażu powinien zagwarantować skuteczną możliwość obrony. To składający zażalenie musi przedstawić dowody winy.
• Metody sądowe: składający zażalenie może uciec się do zastosowania zwykłych metod sądowych zgodnie z krajowymi zasadami i przepisami.

 

Odwet handlowy wobec dowolnej firmy za stosowanie powyższych mechanizmów stanowi poważne naruszenie zasad dobrej praktyki i może zagrozić funkcjonowaniu całego systemu. 

Decyzja odnośnie wyboru mechanizmu rozwiązywania sporów leży po stronie podmiotu składającego zażalenie, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Podmioty składające zażalenie mogą wybrać opcję najlepiej dostosowaną do ich potrzeb i najodpowiedniejszą, uwzględniając jej opłacalności i skuteczność, w zależności od natury sporu.  Oznacza to, że będzie się zachęcać przedsiębiorstwa do wybrania najpierw opcji, które są mniej kontradyktoryjne i kosztowne.  Jednakże, zastosowanie mediacji i arbitrażu wymaga zgody obydwu stron.

Rejestrując się, przedsiębiorstwa zgadzają się na rozwiązywanie sporów związanych z zastosowaniem zasad przy pomocy jednej z tych opcji. Dlatego też przed rejestracją przedsiębiorstwa muszą upewnić się, że są gotowe na zastosowanie tych opcji. Spodziewa się, że przy zastosowaniu tych opcji większość sporów może zostać rozwiązana w ciągu czterech miesięcy (może to trwać dłużej w przypadku mediacji, arbitrażu i tradycyjnych metod sądowych). 

Środki zaradcze, sankcje i/ lub kary, w tym wypłacanie odszkodowań za wyrządzone szkody, czyli za niestosowanie się do zasad dobrej praktyki, w tym odwet handlowy, są ustalane w zależności od wybranej opcji rozwiązywania sporów. Są one egzekwowane zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Lista istniejących krajowych mechanizmów mediacji i arbitrażu zostanie udostępniona na stronie internetowej, jako punkt odniesienia dla przedsiębiorstw. Zostanie ona opracowana wspólnie przez Komisję Europejską i sygnatariuszy do końca 2KW 2013 r.

Spory grupowe

Członek grupy zarządzającej może poprosić grupę zarządzającą o przeanalizowanie sporu dotyczącego poważnego złamania zasad, który dotyczy wielu jej członków.

Należy przedstawić tą kwestię grupie zarządzającej, gwarantując anonimowość i poufność wszystkich stron, w tym nie wyjawiając tożsamości zaangażowanych przedsiębiorstw ani żadnych poufnych i wrażliwych informacji handlowych.

Grupa zarządzająca skontaktuje się z przedsiębiorstwem, które rzekomo złamało zasady oraz poprosi je o udzielenie odpowiedzi, w ramach poufnego procesu. Grupa zarządzająca opracuje ogólne wytyczne, które zostaną poddane zewnętrznej ocenie zgodności z przepisami, gdy grupa uzna to za konieczne, a następnie przekaże je wszystkim zarejestrowanym przedsiębiorstwom, jak zostało to określone w filarze IV, punkcie 3. Zarówno wytyczne jak i proces podania ich do wiadomości zawsze będą gwarantować anonimowość i poufność.

Grupa zarządzająca opracuje pisemne procedury zapewnienia anonimowości i poufności na wszystkich etapach procesu oraz stwierdzi w jaki sposób można uzasadniać i grupować spory oraz unikać konfliktów interesów. Jeśli w czasie tego procesu grupa zarządzająca uzna, że należy zinterpretować, wyjaśnić lub rozwinąć którąkolwiek z zasad dobrej praktyki, może się tego podjąć zgodnie z przepisami zawartymi w filarze IV.

 

Sygnatariusze zdają sobie sprawę, że najlepiej jest rozwiązywać spory na szczeblu krajowym. Z tego względu będą zachęcać do tworzenia podobnych procedur, w które zaangażują się związki stron zainteresowanych, na szczeblu krajowym.

Grupa zarządzająca będzie zajmować się jedynie kwestiami obejmującymi wiele państw UE lub kwestiami krajowymi pod warunkiem, że na szczeblu krajowym nie istnieje równoważna opcja rozwiązywania sporów w sposób zgrupowany i anonimowy (np. dialog krajowych stron zainteresowanych). W szczególności, jedynie członek krajowej grupy zarządzającej wielu stron zainteresowanych, który stosuje reguły konkurencji, może przedstawić spory do zgrupowania.

Łamanie zobowiązań dotyczących procesu

Aktualne ramy zawierają zestaw obowiązków (zobowiązań procesowych), do których muszą się stosować zarejestrowane przedsiębiorstwa. Złamanie tych zobowiązań procesowych rozwiąże się zgodnie z następującymi zasadami:
Stała procedura pozwoli przedsiębiorstwom na zwrócenie uwagi na problemy związane z niestosowaniem zobowiązań procesowych przez zarejestrowane przedsiębiorstwa.  Grupa zarządzająca będzie zajmować się tymi kwestiami. 

Jeśli dane przedsiębiorstwo natknie się na anomalię (np. osoba kontaktowa do wewnętrznego rozwiązywania sporów, której nazwisko znajduje się na stronie, opuściła przedsiębiorstwo i nie została zastąpiona) może:

• poruszyć ten temat w przedsiębiorstwie, którego on dotyczy;
• zwrócić się bezpośrednio do grupy zarządzającej pisząc na odpowiedni adres e-mail;
• zwrócić się do członka grupy zarządzającej, który może przedstawić ten temat grupie zarządzającej, nie wyjawiając tożsamości składającego zażalenie.

Grupa zarządzająca zadecyduje, jaki jest najlepszy, odpowiedni, stopniowy sposób rozpatrzenia zażalenia. W przypadku drobnych uchybień, związek przedsiębiorstwa, które się tych uchybień dopuściło, poprosi przedsiębiorstwo o rozwiązanie problemu. Jeśli, po upływie odpowiedniego czasu, przedsiębiorstwo nie podjęło żadnych działań, grupa zarządzająca może wysłać pismo ostrzegawcze. Jeśli uczestnik w dalszym ciągu będzie łamać zobowiązania procesowe, może on zostać czasowo zawieszony, do czasu skorygowania sytuacji. W przypadku długotrwałych, zamierzonych i niewyjaśnionych uchybień, grupa może zadecydować o wykluczeniu przedsiębiorstwa z ram. Wykluczenie z ram stanowi silny środek odstraszający ponieważ wiąże się z negatywną reklamą przedsiębiorstwa, którego dotyczy, np. poprzez podanie informacji na ten temat na stronie internetowej i w rocznym sprawozdaniu. 

Filar IV: weryfikacja zgodności, ocena sukcesu i dalszy rozwój ram

Grupa zarządzająca jest odpowiedzialna za monitoring, które to działania będą przeprowadzane co roku, poczynając od 4KW 2014. Sprawozdanie półroczne zostanie przedstawione do 2KW 2014. Będzie ono zawierać dwa elementy:

1. Ankieta

Prosta ankieta pomoże przedsiębiorcom w monitorowaniu postępów i będzie stanowić podstawę oceny zgodności. Ankieta nie będzie dotyczyć przedmiotu sporów rozstrzyganych w tych ramach.  Będzie ona opierać się na trzech elementach fazy 2.

• szkolenia;
• skuteczność opcji rozwiązywania sporów; 
• komunikacja. 

 

Elementy ankiety dotyczące skuteczności opcji rozwiązywania sporów (informacje te będą anonimowo przetwarzane dla celów sprawozdawczych) będą dotyczyć:

• kraju, rozmiaru przedsiębiorstwa i ogniwa łańcucha dostaw żywności;
• liczby zażaleń złożonych na inne podmioty gospodarcze (patrz rozdział V);
• liczby zażaleń otrzymanych od innych podmiotów gospodarczych (patrz rozdział V);
• zasad, które rzekomo zostały naruszone (pozwoli to na identyfikację ewentualnych słabości i potrzeby rewizji niektórych zasad i/ lub przykładów);
• liczby sporów rozwiązanych za pomocą każdej z opcji rozwiązywania sporów;
• poziomu zadowolenia z ram, w tym zapewnień o braku strachu przed odwetem handlowym, oraz sugerowanych poprawek.

Ponadto, będzie mierzyć się wpływ i skuteczność ram:

• wpływ zostanie zmierzony za pomocą pytania, czy zażalenia związana z naruszeniem zasad w danym okresie miały znacznie większy, porównywalny lub mniejszy wpływ na działalność przedsiębiorstwa niż w uprzednim okresie;
• skuteczność ram zostanie zmierzona za pomocą pytania, czy w tym samym okresie ramy pozwoliły na znacznie lepsze, porównywalne lub znacznie gorsze rozwiązywanie sporów niż w uprzednim okresie.  

Coroczny monitoring będzie przeprowadzany za pomocą obowiązkowej ankiety rozsyłanej do wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorstw.  Każde przedsiębiorstwo, którego rejestracja obejmuje więcej niż jeden kraj, musi upewnić się, że wszystkie jednostki zależne objęte rejestracją wypełnią ankietę na szczeblu krajowym, w każdym państwie członkowskim UE, w którym są obecne.

Ankieta zostanie wypełniona online, a jej wyniki zostaną przesłane do neutralnego odbiorcy wyznaczonego przez grupę zarządzającą (patrz sekcja IV poniżej). Będą tu obowiązywać zasady poufności i poufności wymiany informacji. Neutralny odbiorca przekaże anonimowe odpowiedzi grupie zarządzającej, która zbierze wyniki i przedstawi je w odpowiedniej formie.   Członkowie grupy zarządzającej mogą przeprowadzić ankiety odnośnie funkcjonowania systemu wśród własnych członków, w tym wśród przedsiębiorstw niezarejestrowanych oraz na podstawie tych ankiet mogą udzielić informacji dla potrzeb corocznego sprawozdania. Powinni poinformować pozostałych członków grupy zarządzającej o tym zamiarze i dobrze by było gdyby opracowali ankietę w sposób, który ułatwi ocenę i ujednolicenie wyników.

2. Coroczne składanie sprawozdań

Grupa zarządzająca opracuje roczne sprawozdanie zawierające wyniki, wnioski i zalecenia dla poprawy ram.  Sprawozdanie będzie zawierać sekcję UE oraz sekcje krajowe. Grupa zarządzająca może zlecić opracowanie sprawozdania innemu podmiotowi. Roczne sprawozdanie będzie obejmować:

• Wyniki ankiety
• Sprawozdanie z działalności grupy zarządzającej, w tym stosowanie się do zobowiązań procesowych, poważne sankcje i wszelkie możliwe interpretacje zasad oraz przykłady wytycznych i pomocy w ich stosowaniu.

Grupa zarządzająca przedstawi i omówi wstępne wnioski rocznego sprawozdania z Komisją Europejską przed opracowaniem ostatecznej wersji. 

Grupa zarządzająca publicznie ogłosi wnioski z rocznego monitoringu. Zostaną one również przekazane Komisji Europejskiej i Parlamentowi Europejskiemu. Zachęca się federacje krajowe, władze publiczne i przedsiębiorstwa do rozprzestrzeniania wyników ankiety. 

Po publikacji rocznego sprawozdania, grupa zarządzająca przeprowadzi ocenę ram, która zostania ukończona do 3KW 2014.

Jeśli uzna się, że ramy funkcjonują poprawnie, będzie można zalecić drobne poprawki, jeśli będzie to konieczne.  Jeśli nie, grupa zarządzająca może zadecydować albo o przekształceniu ram lub o ich zakończeniu. W takim wypadku, grupa zarządzająca może zdecydować się na współpracę, aby upewnić się, że możliwe do przyjęcia ramy prawne UE zostaną przyjęte.

 

Interpretacja i rozwój zasad

 

W okresie sporządzania sprawozdania rocznego, grupa zarządzająca oceni, w oparciu o zebrane doświadczenia, potrzebę interpretacji zasad i przykładów wytycznych dotyczących ich wdrażania, nie odnosząc się do żadnego konkretnego sporu. 

W dowolnej chwili, członkowie grupy zarządzającej mogą wskazać na kwestie związane ze stosowaniem i/ lub interpretacją zasad, opierając się na konkretnych przypadkach, w celu uzasadnienia potrzeby udzielenia pomocy, przy zachowaniu anonimowości danego przedsiębiorstwa. Jeśli uzna się, że takie wytyczne są konieczne, a grupa zarządzająca osiągnie co do nich porozumienie, zostaną one opublikowane na stronie internetowej i przekazane wszystkim stronom zainteresowanym. Przedsiębiorstwa powinny zastosować się do wytycznych przy interpretacji zasad. Tego rodzaju interpretacja czy wytyczne nie wyjawią tożsamości żadnej ze stron i będą odnosić się tylko do przyszłych sporów, nie wpływając na aktualnie toczące się postępowania.

Zarządzanie
Zarząd będzie sprawowała grupa zarządzająca, reprezentatywna dla całego łańcucha dostaw żywności.  Zasiądą w niej osoby reprezentujące różne grupy interesów w łańcuchu żywnościowym. Liczba przedstawicieli każdej grupy interesów ukazuje zróżnicowanie grupy zarządzającej. Przedstawiciele przedsiębiorstw nie będą do niej nominowani, aby nie doszło do konfliktu interesów. Maksymalna liczba przedstawicieli poszczególnych grup interesów wynosi:

• Rolnicy i spółdzielnie rolnicze: 4   
• Handlowcy produktami rolnymi: 1
• Producenci żywności i napojów: 4
• Marki: 1
• Handel detaliczny: 4
• Przekrojowa grupa reprezentująca MŚP: 1

Decyzje będą zapadały w drodze konsensusu. Poczyni się wszelkie starania, aby go osiągnąć. Jeżeli pojawią się głosy sprzeciwu, ale nie uniemożliwią podjęcia decyzji, zostaną odnotowane w sprawozdaniu.  Aby uniknąć konfliktu interesów, opracuje się ścisłe procedury.

Grupa zarządzająca działa w warunkach całkowitej poufności i anonimowości. Należy opracować właściwe zasady proceduralne oraz odpowiednie porozumienie w sprawie poufności.

Sygnatariusze zdają sobie sprawę z faktu, że najlepiej jest rozwiązywać spory oraz zarządzać systemem na szczeblu krajowym. Z tego względu będą zachęcać do tworzenia podobnych struktur na szczeblu krajowym, opierając się na zasadzie równej reprezentacji poszczególnych ogniw łańcucha dostaw żywności (produkcja surowców/ przemysł/ handel).

Komisja prowadzi aktywny monitoring. Grupa zarządzająca będzie składała raporty z wyników i wniosków ze swojej działalności do Komisji Europejskiej, co zapewni odpowiedzialne i przejrzyste działanie. Komisja ma możliwość zgłaszania zaleceń odnośnie funkcjonowania systemu do grupy zarządzającej. Komisja nie będzie uczestniczyć w arbitrażu dysput indywidualnych ani grupowych. 

Wskaźniki skuteczności działania
W celu monitorowania efektywności ram zostaną wprowadzone wskaźniki skuteczności działania.  W przeglądzie śródokresowym, działania będą oceniane według wskaźników skuteczności, by śledzić postępy i podejmować działania naprawcze, o ile zostaną uznane za konieczne.

Wskaźniki skuteczności działania są następujące:

• Masa krytyczna zarejestrowanych przedsiębiorstw.
  
• Zarówno na szczeblu UE jak i państw członkowskich opracowano listę przedsiębiorstw w oparciu o obroty lub wyniki sprzedaży.  Rok i dwa lata po otwarciu rejestracji, zostanie zaproponowany zarówno na szczeblu UE, jak i krajowym, minimalny cel procentowy w odniesieniu do liczby zrejestrowanych przedsiębiorstw z listy. 
• Będzie obserwować się liczbę zarejestrowanych MŚP. Grupa zarządzająca będzie oceniała postępy w rejestracji nowych przedsiębiorstw.  
• Liczba zażaleń rozpatrzonych w ciągu czterech miesięcy, według zastosowanego sposobu rozpatrywania:
• Grupa zarządzająca będzie między innymi  analizowała liczbę złożonych skarg, zastosowane sposoby ich rozpatrywania oraz liczbę skarg rozpatrzonych w ciągu czterech miesięcy.  
• Wpływ ram
• Skutki ram

Trudno jest  określić a priori cele dla wskaźników skuteczności działania 2, 3 i 4 zanim będzie się dysponować doświadczeniem w funkcjonowaniu ram.

Związek z obowiązującymi zasadami i przepisami krajowymi, innymi systemami dobrowolnymi oraz skutki transgraniczne

Sygnatariusze nie dysponowali wystarczającymi informacjami ani czasem potrzebnym do przeprowadzenia dogłębnej analizy obowiązujących zasad i przepisów na szczeblu krajowym, co może prowadzić do ich pokrywania się z aktualnymi ramami. 
Jednak, w oparciu o dostępne informacje i rozważania teoretyczne strony zainteresowane wyciągnęły następujące wnioski:

• Zasady i przepisy krajowe mają pierwszeństwo przed ramami, powiązanymi z nimi zasadami oraz przykładami dobrej praktyki.  Ramy wdrażania i egzekwowania mają na celu uzupełnienie istniejących przepisów i rozwiązań w obszarach, w których nie istnieją inne mechanizmy.
• Jeżeli krajowe zasady i przepisy już narzucają pewne wymogi wobec podmiotów gospodarczych, które przyjęły ramy, mają one pierwszeństwo przed niniejszymi ramami, jeśli obejmują te same wymagania.
• Jako że są to ramy dobrowolne, przedsiębiorstwa mogą zadecydować o przyjęciu tych zasad, niezależnie od tego, czy krajowe przepisy istnieją czy też nie oraz niezależnie od tego, czy w kraju obowiązują bardziej surowe zasady.

Zgodnie z zasadą subsydiarności i wzajemnego uznawania, systemy dobrowolne (krajowe lub międzynarodowe) mogą zwrócić się do grupy zarządzającej z wnioskiem o uznanie ich systemu za zgodny z ramami. Wtedy można uznać, że przedsiębiorstwa spełniające wymogi takiego systemu dobrowolnego (krajowego lub międzynarodowego) również spełniają wymogi ram. Przedsiębiorstwa te musiałyby się jednak oficjalnie zarejestrować i spełnić ewentualne dodatkowe wymagania.

Nie przewiduje się, by istniejące reguły, stosowane do określenia, jakie prawo powinno mieć zastosowanie do danej umowy, miały wpływ na opcje rozstrzyganie sporów objęte niniejszymi ramami. W przypadku sporów transgranicznych, aspekty związane z jurysdykcją (np. miejsce postępowania sądowego, zasady proceduralne) wymagane do rozstrzygania sporów, będą określone prawem właściwym dla stosunku handlowego, w związku z którym zaistniał spór.

Jednakże, kiedy juz ramy będą obowiązywały, grupa zarządzająca dokona oceny, w ramach której określi, czy konieczne jest przyjęcie specjalnych zasad w tym zakresie, przy uwzględnieniu różnych czynników, takich jak rozmiar przedsiębiorstw czy też szczególnych aspektów kulturowych.

Finansowanie

Sygnatariusze uważają, że specjalne środki do finansowania ram nie są potrzebne.  Oczekuje się, że instytucje, stowarzyszenia i przedsiębiorstwa odpowiedzialne za konkretne zadania w ramach, będą w miarę możliwość finansować je ze środków własnych. Projekt budżetu zostanie ukończony do 1KW 2013.

W każdym przypadku, administracja ram będzie oszczędna, aby ograniczyć obciążenia spoczywające na wszystkich zaangażowanych stronach.  

Ocena proponowanych ram

W czasie posiedzenia w dniu 29 listopada 2011, Forum Wysokiego Szczebla upoważniło główną grupę zainteresowanych stron do przedstawienia ram wdrażania i egzekwowania zasad dobrej praktyki w relacjach wertykalnych w łańcuchu dostaw żywności.
Wówczas, komisarz Michel Barnier sformułował kryteria, których ramy powinny się trzymać.

Sygnatariusze uznali, że dobrze będzie wyjaśnić, dlaczego ich zdaniem obecna propozycja spełnia te kryteria.  Będzie to także pomocne w lepszym zrozumieniu logiki propozycji.

Skuteczność
Ramy zawierają proste, praktyczne i jasne reguły, które mogą podnieść świadomość przedsiębiorstw i umożliwić im skuteczne stosowanie zasad dobrej praktyki w relacjach wertykalnych.  Ze względu na fakt, iż ramy są dobrowolne, propozycje pozwolą przedsiębiorstwom na dostosowanie ich wewnętrznych procedur w sposób umożliwiający jak najlepsze przestrzeganie ram, w tym w zakresie opcji rozstrzygania sporów, szkoleń i informacji dla partnerów biznesowych.  Ostatecznie, powinno to pomóc w osiągnięciu prawdziwej zmiany kulturowej i doprowadzić do postrzegania uczciwych praktyk oraz rozstrzygania sporów jako normalnej procedury biznesowej.

Opłacalność
Propozycja zawiera opłacalne rozwiązania, które podmioty gospodarcze powinny być w stanie wdrożyć.
Koszty wdrożenia zostały ograniczone do minimum. Specjalne środki finansowe nie są potrzebne, ponieważ ramy powstają na bazie platformy wielu zainteresowanych stron z nadzorem publicznym.  

Skuteczna kontrola
Monitoring i ocena zostaną zapewnione przez platformę wielu stron zainteresowanych, reprezentującą różne interesy w łańcuchu dostaw żywności.  Mimo że grupa zarządzająca nie jest „niezależną” organizacją, fakt iż pracuje zgodnie z surowymi zasadami poufności i anonimowości oraz że reprezentuje różne interesy, gwarantuje bezstronność monitoringu i oceny.  
Ponadto, władze publiczne na szczeblu UE mają pewną rolę do odegrania w publicznym nadzorze, tak by zapewnić skuteczność i przejrzystość zarządzania.  Co więcej, propozycja ta nie pozbawia decydentów politycznych możliwości podjęcia w każdej chwili decyzji o wprowadzeniu instrumentów prawnych, jeżeli uznają to za konieczne.

Przejrzystość 
Obowiązek wydawania komunikatów i publikacji wytyczony w propozycji oraz stały nadzór instytucji UE gwarantują przejrzystość działań.

Ponadto, ramy będą wkrótce oceniane według wcześniej uzgodnionych wskaźników skuteczności działania.  Oznacza to, że ocena będzie przeprowadzana na podstawie obiektywnie mierzalnych kryteriów.